Bijzondere ALV 30 mei 2022

Zoals reeds eerder aangekondigd wordt op maandag 30 mei vanaf 20:00 uur een Bijzondere Algemene Ledenvergadering (ALV) gehouden.
Deze extra ALV wordt gehouden in ons clubgebouw.
Het is niet mogelijk om per digitaal communicatiemiddel aan de vergadering deel te nemen. 

Stemming bij volmacht
In de statuten is vastgelegd dat alle leden van de vereniging stemrecht hebben.
Om het stemrecht uit te oefenen moet u fysiek aanwezig zijn op de vergadering.
Leden die niet bij de vergadering aanwezig kunnen of willen zijn, kunnen een ander lid machtigen tot het uitbrengen van hun stem.
Deze machtiging geldt alleen voor de ALV die op maandag 30 mei 2022 wordt georganiseerd.
Het gemachtigde lid moet 18 jaar of ouder zijn en mag naast de eigen stem voor maximaal 2 andere leden een stem uitbrengen (dus maximaal 3 stemmen).
Om een ander lid te machtigen moet uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering een volmachtformulier worden ingediend.
Het volmachtformulier is terug te vinden op de website (volmachtformulier) en verkrijgbaar in de kantine.
Het volledig ingevulde volmachtformulier dient 24 uur voor aanvang van de ALV te zijn ingediend per mail aan info@tpcheiloo.nl of op papier in het postvak van het bestuur (in de hal van het clubhuis).

Agenda

  1. Opening
  2. Vaststelling notulen ALV 28 maart 2022
  3. Mededelingen
  4. Verkiezing voorzitter en bezetting overige bestuursfuncties
  5. Evaluatie gebruik afhangbord
  6. Rookbeleid binnen TPC Heiloo
  7. Rondvraag
  8. Sluiting

Hieronder een nadere toelichting op de agendapunten:

  1. Opening
  2. Vaststelling notulen ALV 28 maart 2022

De notulen van de ALV van 28 maart 2022 staan op de website: Notulen ALV 28 maart 2022

Indien gewenst kan een digitale versie van de notulen worden opgevraagd via info@tpcheiloo.nl.

De notulen zijn ook te raadplegen in de kantine.
 

  1. Mededelingen
  2. Verkiezing voorzitter en bezetting overige bestuursfuncties

In de week voorafgaande aan deze bijzondere ALV zal het bestuur via de website nadere informatie geven over de voor te dragen kandidaten.
 

  1. Evaluatie gebruik afhangbord

Sinds begin april wordt voor het reserveren van de tennisbanen weer gebruik gemaakt van het afhangbord op de club.
Tijdens deze bijzondere ALV willen we de ervaringen over de afgelopen maanden delen en bespreken.
Het is niet de bedoeling om dit onderwerp tijdens de ALV in stemming te brengen.
Reden: voor een stemming zouden we op voorhand de verschillende opties kenbaar willen maken.
Wel zou op basis van de bevindingen kunnen worden besloten om een nieuwe enquête uit te schrijven over dit onderwerp.
 

  1. Rookbeleid binnen TPC Heiloo

Op verzoek van een aantal leden wordt het rookbeleid binnen de vereniging aan de orde gesteld.
Het huidige beleid stelt dat het gedurende jeugdactiviteiten niet is toegestaan om te roken op het park.

Daarnaast geldt de regel dat binnen (in clubgebouw, toiletten, kleedkamers, bestuurskamer etc.) nooit gerookt mag worden.

Ter stemming worden gebracht de volgende opties:

  1. TPC Heiloo wordt geheel rookvrij
  2. De huidige situatie wordt gecontinueerd. Dit houdt in dat er tijdens jeugdactiviteiten niet gerookt mag worden en dat binnen nooit gerookt mag worden. Daarbuiten mag wel gerookt worden.
  3. Roken wordt alleen toegestaan in een daarvoor aangewezen buitenruimte met overkapping die zodanig wordt gepositioneerd dat anderen geen hinder ondervinden. Tijdens jeugdactiviteiten mag helemaal niet gerookt worden.
     
  1. Rondvraag
  2. Sluiting

Vragen of opmerkingen over de organisatie van de ALV?
Heeft u vragen of opmerkingen over de organisatie van de ALV, stuur dan uiterlijk 26 mei een mail naar info@tpcheiloo.nl.